مركز الوثائق التعدينية من دون فقدان سياق الترخيص
يحافظ MMAM على التصاريح والأدلة والملفات التشغيلية في نفس المكان الذي توجد فيه التراخيص والالتزامات التي تدعمها.
ما الذي تغطيه هذه الحلول
تحتاج فرق التعدين إلى أكثر من مجرد حفظ الملفات. فهي تحتاج إلى ربط الوثائق بالعناوين والالتزامات والفترات والقرارات من أجل استرجاع الدليل الصحيح بسرعة.
ما الذي يجب أن يوجد في نظام واحد
- ملفات التصاريح والمراسلات وأدلة الإيداع
- وثائق داعمة مرتبطة بالعنوان والالتزام الصحيحين
- وصول قابل للاستخدام في المراجعة الداخلية أو التحضير للتدقيق
النتائج التشغيلية
وقت أقل يضيع في البحث بين البريد والمجلدات المشتركة.
جاهزية أعلى للأدلة عندما يطلب المنظم أو المدير ملفا محددا.
انخفاض خطر استعمال النسخة الخاطئة من وثيقة مرتبطة بترخيص.
تسلسل العمل المعتاد
ربط الوثائق بالسجل الصحيح
ضع الملفات حيث يجب أن تكون حتى يمتلك كل عنوان وكل التزام الأدلة والوثائق الخاصة به.
متابعة الجاهزية الوثائقية
اعرف أي التجديدات أو التقارير أو الالتزامات ما زالت تحتاج إلى وثائق داعمة قبل الإغلاق.
إخراج الوثائق أثناء المراجعة
استخدم عرض التراخيص والالتزامات للوصول السريع إلى الأدلة أثناء المراجعة أو التحضير للتدقيق.
أسئلة متكررة
لماذا لا نكتفي بمجلدات مشتركة؟
المجلدات المشتركة تخزن الملفات، لكنها غالبا لا تحفظ السياق التشغيلي مثل الترخيص أو الالتزام أو الموعد المرتبط.
هل يجعل MMAM الوثائق قابلة للبحث حسب مسار العمل؟
نعم. الهدف هو إبقاء الملفات ملتصقة بالعملية التشغيلية التي تعتمد عليها.
احتفظ بالأدلة حيث تستطيع الفرق استخدامها فعلا
استخدم MMAM لربط الوثائق بالتراخيص والمواعيد والالتزامات التي تدعمها.